오프라인 사이드 이벤트는 시간이 갈수록 중요해지고 있다. 설계만 잘 된다면 가짜가 판치는 이 시대에 주최자에게는 진실된 빌더를 찾을 기회, 참가자에겐 진실된 네트워크를 쌓을 수 있는 기회가 되기 때문이다. 하지만 이벤트를 잘 기획하는 노하우는 잘 알려져 있지 않을 뿐더러, 어떻게 '맛있게' 참가할 수 있는지도 잘 알려져 있지 않다. 이번 시리즈에서는 주최자, 참가자가 해야 할 것들을 알아본다. 평생 고생할 운명인 마케터, 커뮤니티 리드, 데브렐들에게 이 글을 바친다.
Distribution:
- 특별한 일이 있지 않은 이상 lu.ma로 이벤트 만들기. 이벤트 이미지는 좀 성심성의껏 만들자.
- 소개 페이지는 이벤트 주제, target audience, 시간표 (rundown), 신청 방법, 장소, 음식 제공 여부, 특이 사항, 호스트/패널 정보 등이 들어가면 됨.
- 왜 이 이벤트가 유용한지 무조건 설득력이 있는 포인트가 있어야 함. 배울 점이라든지, 연사가 유명한 사람이라든지 등등. 상품을 파는 것과 동일하다. 경험을 팔 뿐.
- 이벤트 만들고 처음엔 distribution이 약하기 때문에 지인들을 비롯한 아는 채널들을 총동원해서 이벤트를 홍보하자.
Funnel:
- 해당 사이드 이벤트가 본인이 홍보하려는 제품이나 기업의 funnel의 어느 부분에 해당하는지 먼저 파악해야 함. 그에 따라서 이벤트의 주제와 깊이를 설정해야 하기 때문.
- funnel의 위쪽이면 더 일반적이고 모두가 알아들을 수 있는 주제. 밑이면 고차원적인 주제. Funnel이 정해지면 target audience와 persona도 정해진다.
- 이 funnel을 활용하여 어떻게 다음 스텝을 캡쳐할지 고민해보자. 이벤트 등록 -> 참여 -> 텔방 진입으로 갈것인가? 같은 고민을 꾸준히 해줘야 한다.
- funnel이 설정되지 않으면 이벤트는 의미가 없는 것이나 다름없다.
유료냐 무료냐 그것이 문제로다:
- 유료: 돈을 벌 목적이 아니라 lock-in 효과/음식 제공을 목표로 돈을 받을 것. 보통 total signups의 60-70% turnout. 취소/환불 절차 미리 수립 및 안내 중요. 100%의 commitment를 요구하는 장치가 있지 않는한 절대 100%가 올 수 없다.
- 무료: 아무나 사인업하기 때문에 보통 total signups의 40-50% turnout.
승인 인원:
- 그러니 목표하는 인원의 150%-250%을 받으면 된다. 그러면 당일 대충 원하는 숫자가 나올 것이다.
- KBW 주간 등 경쟁 이벤트가 많은 경우엔 더 아래일 수도 있으니 참고하여 offset 맞출것.
스폰서:
- 스폰서는 두 가지 종류로 나뉨. 장소 스폰서와 그냥 로고 스폰서.
- 장소 스폰서는 말 그대로 장소 지원해주는 것.
- 로고 스폰서는 보통 돈으로 이벤트를 지원하되 이벤트 홍보물에 로고가 들어가기 됨.
- 장소/로고 스폰서는 관련된 분이 오셔서 회사의 제품이나 서비스를 소개할 수도 있고, 아닐 수도 있다. 원하는 Exposure에 따라 상의하면 됨.
- 내가 달성하기 원하는 목표와 스폰서의 personality가 잘 매치될수록 편하게 스폰서쉽 관련 대화가 가능하니, 이벤트 성격과는 거리가 멀은 스폰서는 되도록이면 기피하자.
장소:
- 기대 인원을 딱 수용할 수 있는 정도만 잡자. 너무 크면 사람이 많이 와도 행사의 인기가 없어 보인다.
- 인터넷으로만 보지 말고 한 번 가서 보고 오자. 사진이랑 느낌이랑은 또 다르다.
- 패널 토의 등이 진행될 때 청중 뒤쪽으로 서 있을 수 있는 공간이 많으면 보통 시끄러운 잡담이 많아지는데 이걸 통제하기 어렵다. 공간을 없애서 아예 원천차단하거나 의자를 빽빽하게 배치하는게 낫다.
타임라인:
- D-180 - D-30: 루마 페이지 작성 및 이벤트 공지. 인터넷에서 순환되며 이벤트 노출이 되는 데에 시간이 걸림. 한달 이하로 시간이 있다면 좀 촉박하기 때문에 비추. 패널 토의가 있다면 연사 섭외.
- D-30 - D-7:
i. X, 링크드인, 텔방 등 여러 플랫폼을 활용하여 이벤트 계속 홍보. 지인 적극 활용해야함.
ii. 루마의 지역 (서울 등)의 'popular events'에 리스팅 될 수 있도록 신청. 이거 하면 루마의 공식 주간 이메일로도 exposure가 생겨서 매우 효과가 뛰어남.
iii. 메인 이벤트 (KBW 등)이 있다면 보통 side event 등록하여 directory에 리스팅 될 수 있는 웹사이트가 있으니 무조건 등록할것.
- D-7: 루마를 통해 이메일 발송. 일주일 남았으니 준비 잘 하고, 만약 올 수 없으면 취소하라는 내용.
- D-1 혹은 당일: 루마를 통해 이메일 발송. 오늘이니까 곧 보자, 길 잃지 말고 여기서 보자 (지도 첨부). 대충 이런 내용.
- D+1-3: 이벤트 리캡 내용과 바라는 액션(텔방 들어오기 등)이 있으면 루마를 통해 이메일 발송. X, Linkedin 등 플랫폼에도 포스팅. 연사분들께도 리포스트 부탁드리기. 참가자 피드백 취합.
연사:
- 되도록이면 단톡방을 만들어서 해야 할 일을 공유드리자. 보통 바쁘신 분들이기 때문에 리마인더를 계속 넣어드리면 좋다.
- 사진, Title, 이름, 소속 정도는 이벤트 홍보에 넣어야 하니까 이 정보는 기본적으로 미리 부탁드리자.
- 스벅 x만원짜리 상품권 등 뭐라도 챙겨드리는 성의를 보이는 게 좋다. 아니면 아예 연사비를 드리거나.
참가자 선정:
- 이벤트는 아무나 다 올 수 있기 때문에, 참가자들의 페르소나를 funnel 정의 단계에 명확히 정의하고, 그것을 가려낼 수 있는 몇 가지 질문들을 luma registration form에 넣어놓자.
- 예를 들면 "이번 이벤트에서 얻어가고자 하는 점이 무엇인지 간단하게 설명해주세요" 같은 질문. 열정있는 사람이면 몇 문장씩 적어가며 답을 할 것이고, 대충 루마 이벤트 아무거나 매일 사인업 하는 사람이면 빈 칸인 채로 등록을 완료할 것이다.
- 이러다 보면 누가 그냥 밥만 얻어먹거나 굿즈만 얻으러 오는 사람인지 대충 티가 난다.
- 잘 걸러내면, 참가자들의 네트워킹 질이 자연스레 증가한다.
슬라이드:
- 이벤트 장소에 플젠을 띄울 수 있는 스크린이 있으면, 아무도 프레젠테이션을 하지 않는다고 하더라도 슬라이드를 몇 장 만들자.
- 이벤트 공식 시작 시간 전후로 사람들이 계속 들어올텐데, 플젠으로 루마 이벤트 사진을 계속 띄어놓는게 좋다. 그 후엔 이벤트 세션마다 세션 제목과 연사 프로필 정도를 보여주는 슬라이드를 띄워주는 게 좋다. 그래야 무슨 상황인지 참가자들도 편히 이해가 된다.
헬퍼:
이벤트 당일 진행시 잡다한 일들이 생김. 음식 배분, 체크인, 사진/비디오 촬영 등의 역할이 있음. 최대한 친한 지인 위주로 3-4분 정도 자원봉사 하실 분들을 모시되 음식은 꼭 무료로 챙겨드리자. 지인이 아니라면 사례금 드리는 것도 고려해봐야.
음식:
- 보통 어쩔 수 없이 평일 저녁시간 혹은 주말 오후 시간일텐데, 저녁시간의 경우 간단한 저녁을 준비하는 게 좋다.
- 본인 돈을 쓰기 싫다면 스폰서를 구하거나 유료 이벤트로 전환할 수 밖에 없다.
- 목표 인원의 110%-120%만큼 음식을 준비해 놓자. 혹시나 어떤 일이 생겨서 밥 없다고 욕 먹는 것 보단 이게 낫다.
- 해외에서 이벤트를 개최한다면 채식, halal 옵션 신경쓸것.
이것만 다 하면 성공적인 이벤트를 기획할 수 있다!
다음은 참가자 편으로 돌아오겠습니다.